Smart.Zadaci

Smart.Zadaci

Zašto zadaci? 
Organizacija aktivnosti oduvijek je bio predmet izučavanja. Savremeno poslovanje generiše sve brojnije aktivnosti, pa otuda upravljanje postaje sve složenije. Poslovne aktivnosti obično grupišemo po vrsti, a potom nastojimo da njima upravljamo po prioritetima. Vidljivost zadataka i fokus na najvažnije postaju imperativ vremena!
Praksa bazirana na ovoj online-platformi pomaže svakodnevno milionima ljudi koji žele da se što bolje organizuju.

Struktura zadataka
Zadaci se mogu otvariti kao pojedinačna aktivnost (zadatak = jedan red) ili kada se radi o složenijim aktivnostima otvara se kao noseći (master) zadatak. U ovom slučaju otvaraju se više aktivnosti u redovima koji slijedi ispod nosećeg, tako što se iste podrede ovom zadtraku, funkcijom Ctrl-K (vraćaju Ctrl-M). Zadatke i ili njihove aktivnosti se po hijerarhijskoj strukturi možemo dalje grupisati u više podredjenih i nadredjenih nivoa.   


Atributi zadatka
Otvaraju se u kolonama tabele, a pored default-formata (tekst, brojevi), mogu se formatizovati sa datumima, tkz. "checking" opcijama, posebnim znakovima...


Delegiranje i dijeljenje (šerovanje) zadataka
Moguće je slanjem email-pozivnice, bez ograničenja (ne treba plaćena licenca). Delegira se jedan ili više zadataka (šta, kome, kada, kako, prilozi...), na način što se šalje email-obavještenje. Primalac web formu otvara direktno iz emaila, te nakon popunjavanja ista automatski ažurira poziciju delegiranog zadataka. Pored jednokratnog slanja zadatka, postoji i kalendarska opcija kojom se aktivira opcija redovnog - periodičnog slanja (dnevno, nedeljno ili mjesečno). Druga opcija je da se dodijeli pravo pristupa kompletnoj tabeli, sa ili bez ograničenog prava izmjena u sadržaju zadataka. 


Manipulacija sa zadacima
Zadaci i grupe zadataka (sa podredjenim sekcijama) se mogu efikasno (drug & drop) premiještati, tako ih možemo pozicionirati npr. po prioritetu ili ih grupisati po oblastima. Ova se funkcija pokazala posebno pogodna, u uobičajeno vrlo dinamičnim okolnostima, kada je gotovo nemoguće sve predvidjeti unaprijed i unijeti formalnom (predfinisanom) strukturom predvidjeti poziciju zadataka, pa čak i njegovo njegovo grupisanje po vrsti aktivnosti.

Komentari
U komentarima zadatka se mogu unositi i tematske cjeline, pa tada ova funkcija može poslužiti za komunikaciju na novuo zadatka, teme, projekta, kao kolaborativni alat, sa tkz. diskusionim grupama. Zabilješke (follow-up) za sastanke se mogu raditi u komentaru (discusion, commnet) zadatka ili u nosećem zadatku ili u nekoj od njegovih aktivnosti.

Statusne oznake
Funkcija grafičkih oznaka (semafor i dr.) vizuleno ukazuju na statusna stanja projekata (faza, zadataka, aktivnosti), posebno pogodna kada se radi o tabeli sa brojnim zadacima.

Podsjetnik (reminder)
Može se unositi za svaku aktivnost zadatka. Može se integrisati sa poznatim kalendarima (Google, Outlook, Reckspace..).


Alert funkcija
Koristi se za slanje email-obavještenja kada dodje do promjena u tabeli zadataka. Pogodna je kada više korisnika radi nad istim zadacima, kako bi bili upućeni u promjene koje su se realizovale timskim aktivnostima. Opcija se aktivira na nivou korisnika, perioda (odmah, na sat, dan, nedelju). Pritom, promjne koje se šalju na email - označene su poput žutog markera.   

Dokumenti
Zadaci se mogu attach-ovati sa: integrisanim online storage servisima (Google, Dropbox, Evernote, Box), unosom (uploud) dokumenta sa lokalnog računara, ali i unosom web-linka. Dokument je moguće unijeti - vezati za zadatke ili sastavne aktivnosti.   


Email integracija
Omogućava slanje zadataka (ili više njih), direktno iz tabele zadataka, označavajući zadatke za slanje. Posebne funkcije za slanje web forme, integrisane su sa email-sistemom. Korisnici zadatke primaju na email i direktno otvaraju web formu za unos podataka. Ova funkcija je posebno pogodna kada se trebaju slati podaci u redovnim periodima. Ugradjenim kalendarom se definiše kada i u kojem periodu se šalje ova web-forma.

Web forme 
Posebne funkcije za slanje web formi (email ili integracija u drugim aplikacijama), potpuno integrisane sa email-sistemom. Omogućava prijem i direktno otvaranje web forme iz email-a. Pogodno za korisnike kojitrebaju slati redovno podatke sa terena (izvještaje). Ugradjenim kalendarom se može definisati kada se šalju i za koji je period predviđeno slanje email web forme. Mogu poslužiti i za razne upitnike, ankete i testove.

Procedure 
Nad zadacima se mogu napraviti procedure, poput automatske aktivacije označavanja zadataka (aktivnosti) kojima je prekoračen rok ili se npr. ističe za 5 dana (kako bi se preventivno reagovalo), npr. crvenom bojom ili križanjem. Procedura daje autom.aktivaciju kada se ispuni zadati uslov nad atributima (kolonama) zadatka, poput: čekiranja neke opcije (npr. završeno ili problem...), unosom komentara u sva ili baš odredjene aktivnosti ili kada se neka brojka dostigne.

Prikaz zadataka
Zadatke je moguće prikazati, osim default tabelarnog prikaza, u kalendarsko i u obliku gant-dijagrama.

Templejti (matrice) zadataka
Posebna su pogodnost rada sa zadatcima i posebno je značajna primjena kada treba koordinirati aktivnosti medju brojnijim članovima tima. Korisni su i kada menadzment nastoji da se što više standardizuju procesi rada, u cilju podizanja produktivnost. Sa templejtima ubrzano uvodimo u posao nove kolege. Može se formirati katalog templejta za razne slučajeve iz kompanijske prakse.  

Projekti vs. Zadaci
Struktura zadataka je osnova za projektnu organizaciju (PMO, link blog...Zašto PMO?), tako da se korisnici "Smart.Zadaci" za samo 1-2 dana obučavaju za standardne funkcije upravljanja Smart.PMO projektima.


Integracija sa drugim aplikacijama
Razvijene su brojne integracije sa aplikacijama, uglavnom onih globalnih šire namjene (poput dokumentacionih sistema i sl.).  Napravljena je i integracija sa našom TimPlaner IS aplikacijom u segmentu sistema planiranja i upravljanja gotovinskim tokom. Naravno, moguće je napraviti integracije i sa drugim aplikacijama. 

 

Mapa procesa modela CPA organizacije

Smart.CPA by montex-elektronika