Digitalni sistem za upravljanje dokumentima
Upravljanje dokumentima
Standardizacija poslovnih procesa, na bazi ugrađenih internih procedura. Izrada i praćenje dijagrama procesa obrade dokumenata, od računa, ugovora, zahtjeva, radnih naloga, nikad nije bilo jednostavnije. Vizuelizacija procesa omogućava daje dodatni kvalitet – vidljvost organizacije procesa, pravovremena uočavanja mjesta zastoja u funkcionisanju sistema (uska grla).
Štedi vrijeme i novac
Omogućena jednostavna izrada template-a dokumenata, dodavanje atributa i pretraga po bilo kom unijetom parametru standardizuju poslovanje i znatno šteda vrijeme zaposlenih.
Svi dokumenti dostupni na klik
Dokumenti se nalaze na jednom mjestu, a pristup je moguć s bilo koje lokacije. Dokument je gotovo nemoguće izgubiti. Sada je dokumentacija centralizovana.
Prilagođava se vašem preduzeću
Omogućena jednostavna izrada digitalne arhive dokumenata koju svako poduzeće može prilagoditi svom načinu poslovanja.
eRačun – proces obrade ulaznih računa
Problemi:
- Ne zna se kada je račun došao u firmu
- Račun nema ulazni broj
- Račun beskonačno kruži po preduzeću dok dođemo do situacije da znamo da je račun ušao u preduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“.
- Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
- Račun dođe u računovodstvo a ne zna se ko je odgovoran za njega pa se redom zovu sektori/zaposleni
- Dostava i ovjera računa sa udaljene lokacije
Rješenja:
- Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
- Do skenirane slike računa dođe se u par klikova
- Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
- Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
- Vizuelizacija toka obrade računa računa
- Na klik se može doći do vezanih dokumenata: ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
- Digitalna raspodjela računa po troškovnim mjestima
Digitalizacija poslovnih procesa
- Upravljanje ulaznim računima
- Odobravanje zahtjeva za nabavku
- Upravljanje ugovorima
- Odobravanje planova
- Upravljanje radnim nalozima
- Odobravanje ponuda
- Ovjera izlaznih računa
- Usaglašavanje internih akata
Standardizacija dokumenata
- Izrada šablona (template) dokumenata
- Definisanje prava pristupa šablonima
- Upravljanje promjenama (verzijama) šablona
Izvršavanje zadataka i potpisivanje dokumenata
- Sistemske notifikacije o pristiglim zadacima
- Jednostavna verifikacija dokumenata
- Potpisivanje dokumenta putem digitalnog certifikata
Zakaži prezentaciju
