Kako od korisničkog zahtjeva napraviti projektni zadatak?

Projekata je sve više, u sve dinamičnijoj privredi, ali i državnoj upravi u procesu usvojanja novih EU standarda. Nesumljive su potrebe za unapredjenjem sistema projektnog menadzmenta. Ako bi se opredijelili za “učenje unazad”, šta mislite, kada bi krenuli u analizu projekata iz prošle godine, da li je sve bilo na nivou planiranog? Na ovo pitanje, medju anketiranima je bilo puno odgovora u stilu “ne mogu to izmjeriti, jer nijesam siguran da li je plan imao baš prave mjere”.

Oduvjek je dilema projektnog menadzmenta u prevodjenju “user stories” u projektni okvir, kako bi to bila objedinjena i razumljiva priča za oboje strane. Pritom, da to bude cilj koji je mjerljiv, tehnički izvodljiv, vremenski odredjen, ali i budžetski prihvatljiv. Često korisnički zahtjevi više liče na želje. Zato je poželjna kvalitetna konverzija u projektni zadatak, koji će biti dobra osnova za dalji proces projektovanja.

Postaje dominantna praksa da je u kompanijama teško obezbijediti biznis analitičare, koji će sistematizovati projektni zahtjev, do potrebnog nivoa za softverskog implementora. Uz sve složenije procese, koji treba da budu tehnički podržani, razlozi su i u složenosti softverskih tehnologija. Stoga, kolaborativan pristup je sve više poželjan, uz podršku biznis alata kojima projektne ideje prevodimo u tehnološki prepoznatljiv projektni zadatak.

Izazov unapredjenja je globalno prisutan. Istraživanja u EU ukazuju na procjene projektnih gubitaka na godišnjem nivou iznose od oko 140 milijardi EUR (pr.seminara https://vimeo.com/195949530). https://youtu.be/3WGMlt-1_NE)

Tražeći rješenja da unaprijedimo naš sistem projektnog upravljanja, zapazio sam da je koautor softvera za upravljanje tkz “mapa uma” (mindmup, koristim skoro 3 godine) napisao nekoliko knjiga na ovu temu. Impact mapping sam prošle godine pročitao i nakon nekoliko mjeseci analize o mogućnostima primjene ove metodologije. Animirao sam kolege tako da smo ubrzo ovaj model usvojili kao standard rada u procesu strateškog i projektnog planiranja. Uključujemo i klijente, da zajedno vizuelizujemo proces planiranja koristeći impact mapping (IM). Nadam se da ćemo tim povodom uskoro napraviti studiju slučaja, koja će biti dobra ilustracija IM benefita.

Model impact mapping uvodi strukturu mapiranja koju čine: projektni cilj, akteri projekta, procesi od uticaja na aktere i na kraju izhodišni rezultat (funkcionalnost, dokument i sl.). Na taj način bi trebalo realizovati definisane uticaje projekta (cilja), i to po liniji aktera.


Primjer iz knjige “Impact Mapping”


No alt text provided for this image

Struktura ovog planskog modela nas mentalno usmjerava, kako bi se smanjio proces divergencije misli i bili više fokusirani prema cilju.  Da to uradimo pravovremeno, sagledavajući po liniji aktera, uticaja na njihov posao (benefite) i za svaki od tih uticaja razjasnili šta ćemo preduzeti kako bi ga realizovali. Uticaji podrazumijevaju i one sa negativnim predznakom, poput raznih opstrukcija i drugih prepreka, koje se mogu naći na putu ka cilju. Dakle, model IM uključuje i proces sagledavanja i planiranja u funkciji neutralisanja ili mimoilaženja potencijalnih projektnih prepreka.

No alt text provided for this image

Impact Mapping pruža mogućnost uvida u širu sliku projekta, pa su članovi projektnog tima u prilici da sagledaju i naredne poteze. Tako se mogu bolje pripremiti, biti više motivisani za lični doprinos projektnom cilju.

Pored ovih rizika, koje uglavnom možemo identifikivati na samom početku, često ozbiljniji rizici po budžet i rokove projekta je tkz. “naknadna pamet”. Nastaju usled kompleksnosti problematike softverskih projekata. Posebno kada se ne radi glavni projekat, već se ugovaranje razvoj og projekta bazira na idejnom projektu. Nekada su razlozi nedovoljna posvećenost procesu planiranja, sa obije strane, naručioca i izvodjača projekta. Potrebu za neke funkcije korisnici (naručioci) previde, pa projektantima i projektnim implementatorima naknadno “isporučuju” dodatne zahtjeve. Koliko god to naručiocima izgleda jednostavno (ili možda ponekad žele da ih tako predstave), naknadne intervencije na projektu vrlo često generišu neplanirane troškove.

Kako bi to pojasnili, nastojimo vizuelizovati objašnjenjem koristeći se terminologijom gradjevinarstva, jednog od najstarijih zanata. Tako kada se radi o ozbiljnom zahtjevu pozivamo se na statičke promjene na objektu, na kojem ne možemo dograditi sprat, bez ozbiljnih zahvata na statici objekta.

No alt text provided for this image

Dakle, primjenom IM modela nastojimo da redukujemo broj planskih iteracija, kako bi se izbjegli: budžetski nesporazumi, problemi tehničke izvodlljivosti, ali i oni koji se odnose na resusrnu raspoloživost. Tako, kada se dogode potrebe za promjenama startnog projektnog zadatka, bićemo u prilici da jasnije mjerimo odstupanja, odnosno predstavimo dodatne radove.

Primjeri primjene su brojni, od biznisa (pr. prodajnih i marketinških ciljeva, implementacije softvera digit.dokum.sistem, softver za budzetiranje, uvodjenje novih standarda…..), do personalnih ciljeva (dijeta…).

IT alati za proces impact mapping su obično mape. Pogodna je bilo koja mapa, a mi koristimo mindmup.

Rezultat – aktivnisti planiranja traju nešto duže, ali sada shvatamo da je to zapravo vrlo kvalitetno uloženo vrijeme. Planirano da ovo iskustvo podijelimo, pa ćemo do kraja godine organizovati CG workshop “impact mapping”, možda jedan od njih bude uz pomoć konsalting ekipe iz Londona (primjer iz Milana).

Preporuka za kraj. Posjetite nas, svakog mjeseca radimo nekoliko prezentacija i po koji 1h-besplatni konsalting na ovu temu (online zakazivanje). Uložićete malo vremena, možda to bude jedna od najboljih investicija.

Impact mapping nam daje tehničku podršku, kako bi bili strateški efektni i operativno efikasni!